POLÍTICA DE USO DE LA INFORMACIÓN
Tratamiento y protección de datos personales
1. Objetivo
La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogidosobre ellas en las bases de datos o archivos que REFINANCIA S.A.S. haya recopilado.
2. Alcance
La presente Política aplica a la agencia, administradores, empleados, contratistas y visitantes de REFINANCIA S.A.S. y a todas las bases de datos que se encuentren en poder de REFINANCIA S.A.S. Aplica para las relaciones entre REFINANCIA S.A.S. como Responsable y cualquiera de sus encargados.
3. Definiciones:
• Accionista: es aquel titular de acciones emitidas por la compañía.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base deDatos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Causahabientes: persona natural o jurídica que por sucesión o sustitución adquiere los derechos de otra.
• Colaboradores: persona natural contratada directamente por Refinancia mediante contrato de trabajo, o como trabajador en misión contratada a través de una empresa de servicios temporales, que presta sus servicios en la Compañía.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Proveedores: compañía o individuo que suministra bienes o presta servicios a Refinancia S.A.S., incluyendo contratistas, distribuidores, consultores y asesores.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: operación mediante la cual el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio Nacional cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4. Contenido
4.1.Responsables:
Para efectos de la presente política de REFINANCIA S.A.S. se considerará como el Responsable de la información, cuyos datos son los siguientes:
REFINANCIA S.A.S.
NIT. 900.060.442-3
Correo electrónico: contactenos@refinancia.co
Sucursal Virtual: https://sucursalvirtual.refinancia.co/
Teléfono de contacto clientes: 7490101
Teléfono de contacto colaboradores, proveedores, accionistas: 7490101 ext. 2130
Dirección: carrera 7 No. 32 – 93
Bogotá D.C.
4.2.Ámbito de aplicación
La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder de REFINANCIA S.A.S.
4.3.Principios para el Tratamiento de datos personales
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
4.4.Finalidades del tratamiento de la información.
El tratamiento de los datos personales se realizará en el marco legal que regula la materia, con el fin de dar cumplimiento al objeto social de REFINANCIA S.A.S. En esta medida, los Titulares mediante la aceptación de la presente Política autorizan a REFINANCIA S.A.S a recolectar y tratar los datos personales para los siguientes usos y finalidades:
4.4.1. Usos generales de las bases de datos:
a. Recolección.
b. Almacenamiento.
c. Uso.
d. Circulación. (transmisión y transferencia)
e. Procesamiento.
f. Supresión.
4.4.2. Finalidades generales de las bases de datos:
1. Para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza.
2. Llevar a cabo las gestiones pertinentes, incluyendo la recolección y entrega de información ante autoridades públicas o privadas, nacionales o extranjeras con competencia sobre Refinancia, Las Entidades Autorizadas o sobre sus actividades, productos y/o servicios, cuando se requiera para dar cumplimiento a sus deberes legales o reglamentarios, incluyendo dentro de éstos, aquellos referentes a la prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo u otros propósitos similares emitidas por autoridades competentes.
3. Cómo elemento de análisis para hacer estudios de mercado, investigaciones comerciales o estadísticas, relacionadas con preferencias de consumo.
4. Cómo elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de una relación contractual o comercial vigente, cualquiera que sea su naturaleza, incluyendo, pero sin limitarse al otorgamiento de avales o la realización de descuentos de títulos valores.
5. Como herramienta para el ofrecimiento de productos o servicios propios o de terceros.
6. Cómo herramienta para iniciar cualquier cobro prejudicial o judicial.
7. Para adelantar trámites que sean necesarios ante cualquier autoridad o ante cualquier entidad privada, respecto del cual la información resulte pertinente.
8. Para que la información sea compartida, circulada y usada por otras entidades para cualquiera de los fines aquí previstos.
9. Para realizar consultas y verificaciones sobre la calidad del servicio.
10. Para la prevención de fraude y minimizar el riesgo operativo generado por las actividades en las diferentes unidades de negocio.
11. Para validar información con las diferentes bases de datos de Refinancia, de las Entidades Autorizadas, de autoridades y/o entidades estatales y de terceros tales como la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus aliados tecnológicos certificados, operadores de información y demás entidades que formen parte del Sistema de Seguridad Social Integral, empresas prestadoras de servicios públicos y de telefonía móvil, entre otras, para desarrollar las actividades propias de su objeto social principal y conexo, y/o cumplir con obligaciones legales.
12. Para adelantar procesos de negociación comercial.
13. Cómo herramienta para la prestación de servicios de administración de cartera por parte de la compañía a un tercero.
14. Cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros.
15. Para el cumplimiento de los deberes legales, contables y societarios.
16. Para el cumplimiento del objeto social de la compañía.
17. Para enviar información a cualquier medio que haya autorizado el titular, información comercial, publicitaria o promocional de los productos y/o servicios, así como campañas, promociones o concursos que realice la compañía por sí misma o en asocio con otros.
18. Para desarrollar el proceso de selección y vinculación laboral.
19. Para realizar ventas cruzadas de productos y/o servicios ofrecidos por Refinancia o por cualquiera de las Entidades Autorizadas o sus aliados comerciales, incluyendo la celebración de convenios de marca compartida.
20. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable o encargado de la información y datos personales le corresponde a REFINANCIA S.A.S.
21. Personalizar la experiencia de los Titulares en la Página Web REFINANCIA S.A.S.
22. Mantener comunicación con el Titular.
23. De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los servicios ofrecidos por REFINANCIA S.A.S.
24. Evaluar el uso de la Pagina Web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió a la Pagina Web, de manera que se personalice la experiencia
de los Titulares en la Página Web.
25. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de REFINANCIA S.A.S. o de otros, prevenir problemas técnicos
o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.
26. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de REFINANCIA S.A.S.
27. Otras finalidades que haya el titular autorizado de conformidad con los requisitos exigidos por ley.
28. Si usted tiene un servicio con nosotros y/o una obligación vigente y pendiente por cancelar, Usted acepta que podemos utilizar, divulgar y recopilar de las centrales de riesgo, bases de datos de la industria de servicios financieros, información sobre usted.
Refinancia puede monitorear, grabar y conservar las llamadas telefónicas o cualquier otra comunicación electrónica sostenida con el Titular, con el objetivo de llevar un registro exacto de la información que el cliente proporcione, garantizar la calidad de nuestros servicios, resolver quejas, reclamos, solicitudes, y, realizar negociaciones comerciales y/o acuerdos de pago con los clientes.
4.4.3. La base de datos de los Colaboradores tendrá las siguientes finalidades:
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto contractual laboral.
2. Cumplir con las obligaciones contraídas por REFINANCIA S.A.S con ocasión de los vínculos labores, en especial con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y seguridad social y otros establecidos por REFINANCIA S.A.S y consagradas en el contrato de trabajo.
3. Informar al empleado sobre cualquier modificación de la relación contractual.
4. Evaluar la calidad y desempeño del empleado en cumplimiento de sus funciones derivadas del contrato de trabajo.
5. Realizar los descuentos de nómina autorizados por el empleado.
6. Realizar auditorías internas.
7. Creación de cuentas de correo electrónico laboral; elaboración de directorio de la empresa; asignar herramientas de trabajo; asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales.
8. Verificar referencias personales y laborales; contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
9. Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros, servicios financieros, comerciales, de cesantías y de seguridad social y conexos, así como realizar campañas de promoción, beneficencia servicio social o en conjunto con terceros.
10. REFINANCIA S.A.S podrá hacer uso de sus datos personales para otras finalidades, siempre y cuando dichas finalidades sean compatibles y puedan considerarse análogas a las anteriores.
4.4.4. La base de datos de Abogados externos tendrá las siguientes finalidades:
1. Para fines comerciales.
2. Contabilización.
3. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
4. Elaborar documentos, contratos, convenios y recibos.
5. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
6. Cumplir con las obligaciones contraídas por REFINANCIA S.A.S con ocasión de los vínculos contractuales, en especial con relación al pago de facturas.
7. Informar al Proveedor sobre cualquier modificación de la relación contractual.
8. Evaluar la calidad y desempeño del Proveedor en cumplimiento de sus funciones derivadas de la relación contractual.
9. Realizar auditorías en virtud de la relación contractual.
10. Elaboración de directorio de la empresa y asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad.
11. Cualquier otro uso que se autorice por escrito para el uso de su información.
4.4.5. La base de datos de Obligaciones tendrá las siguientes finalidades:
Las bases de datos con información personal sobre las cuales REFINANCIA S.A.S realiza algún tratamiento son recogidas con los siguientes propósitos, de acuerdo con las finalidades señaladas en la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES de REFINANCIA S.A.S Para fines comerciales.
1. Disponer de la información personal suministrada al momento de suscribir el contrato con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones del mismo.
2. Ofrecer e informar sobre las novedades de las marcas, productos y servicios de REFINANCIA S.A.S., así como de sus promociones y/o campañas comerciales, realizar encuestas de satisfacción y fortalecer nuestros canales de servicio al cliente.
3. Realizar la evaluación y estudios relacionados con los productos y servicios que ofrece y presta REFINANCIA S.A.S., incluyendo el análisis de tendencias de demanda del mercado y la obtención de información sobre los clientes.
4. Enviar comunicaciones informando sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos, enviar información de carácter comercial, relacionadas con los productos y servicios de REFINANCIA S.A.S.
5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
6. Evaluar la calidad del servicio;
7. Proveer los servicios requeridos por sus clientes y usuarios.
8. Establecer mecanismos de control, prevención y detección de fraudes de acuerdo con los parámetros de seguridad que REFINANCIA S.A.S., tales como generar alertas, hacer monitoreo, establecer bloqueos preventivos, habilitar reversiones, determinar límites transaccionales, establecer transacciones sujetas a verificación y en general cualquier otro control para mitigar la exposición al riesgo de fraude.
9. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
10. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o , WhatsApp, MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios,
eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por REFINANCIA S.A.S. y/o por terceras personas;
11. Realizar actividades de facturación, consultas de prevención de fraude y lavado de activos, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta ante las centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las listas emitidas por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios en los que REFINANCIA S.A.S. considere necesario.
12. Realizar gestión de cobranza (escrita, telefónica o personal), recaudo, control, comportamiento, hábito de pago, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos, servicios y reporte ante las centrales de información de riesgo.
13. Combinar los datos personales con el fin de realizar estudios de viabilidad respecto de futuros servicios.
14. Compartir información recopilada durante la relación contractual o de usuario y consumo con terceros, previa autorización otorgada por los titulares a REFINANCIA S.A.S. y/o a tales terceros.
15. Transferir la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedad matriz de REFINANCIA S.A.S, para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
16. Enviar información considerada de su interés, relacionada ésta tanto con REFINANCIA S.A.S. y sus servicios con noticias actuales y/o novedades jurídicas relacionadas con los servicios de la compañía.
17. Para cumplir con sus funciones como proveedor tecnológico, pasarela de pago y cámara de compensación.
4.4.6. La base de datos de Proveedores, Terceros y/o Contratistas tendrá las siguientes finalidades:
1. Para fines comerciales.
2. Contabilización.
3. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
4. Elaborar documentos, contratos, convenios y recibos.
5. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
6. Cumplir con las obligaciones contraídas por REFINANCIA S.A.S con ocasión de los vínculos contractuales, en especial con relación al pago de facturas.
7. Informar al Proveedor sobre cualquier modificación de la relación contractual.
8. Evaluar la calidad y desempeño del Proveedor en cumplimiento de sus funciones derivadas de la relación contractual.
9. Realizar auditorías en virtud de la relación contractual.
10. Elaboración de directorio de la empresa y asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad.
11. Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
4.5.Deberes de los funcionarios Encargados del tratamiento de datos
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
6. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y la presente política y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de datos.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.6.Prohibiciones
1. No podrán realizarse tratamientos de datos personales incompatibles con la finalidad autorizada por el titular o porla ley, a menos que se cuente con el consentimiento inequívoco del titular.
2. No podrá efectuarse el tratamiento de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
4. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles1 excepto cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento.
5. Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o que se cuente con autorización previa, expresa e informada otorgada por los respectivos padres de familia y/o representantes legales.
4.7.Derechos de los Titulares
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización2 otorgada a REFINANCIA S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por REFINANCIA S.A.S o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresiónprocederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4.8.Tratamiento de datos de menores de edad.
REFINANCIA S.A.S podrá eventualmente, realizar tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes con el fin de realizar actuaciones, administrativas, actividades de interés y/o para atender algún requerimiento de autoridad competente. El Tratamiento se realizará siempre y cuando:
Son datos sensibles. los datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindi catos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
2. Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a)Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de susfunciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
1. La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. El tratamiento utilizado por REFINANCIA S.A.S asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Se respete el derecho que le asiste al menor de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para atender el tratamiento del dato.
4. Se cumplan los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
4.9.Persona o área Responsable de la atención de Peticiones consultas y reclamos
REFINANCIA S.A.S informa a los Titulares de información que el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos y en general para que los Titulares puedan ejercer sus derechos, es el área de Experiencia al Cliente, a través de los canales dispuestos para ello en la presente política, en todo caso observando el procedimiento que se contempla a continuación.
4.10. Consultas y reclamos
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de REFINANCIA S.A.S La consulta deberá ser formulada por medio escrito o verbal a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: contactenos@refinancia.co
Sucursal Virtual: https://sucursalvirtual.refinancia.co/
Teléfono de contacto clientes: 7440777– 018000180842
Teléfono de contacto colaboradores, proveedores, accionistas: 7490101
Página web: Ayuda – Opción contáctenos.
Dirección principal: Carrera 7 No. 32 – 93 Edificio Arboleda, Bogotá D.C.
Sin perjuicio de lo anterior, Refinancia S.A.S. podrá informar a los Titulares sobre la modificación y/o actualización de los canales de atención utilizando los medios de comunicación con los que cuenta la Compañía.
Si la consulta resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta.
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.10.2. Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de REFINANCIA S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a REFINANCIA S.A.S por medio de alguno de los siguientes canales:
Correo electrónico: contactenos@refinancia.co
Sucursal Virtual: https://sucursalvirtual.refinancia.co/
Teléfono de contacto clientes: 7440777– 018000180842
Teléfono de contacto colaboradores, proveedores, accionistas: 7490101
Página web: Ayuda – Opción contáctenos.
Dirección principal: Carrera 7 No. 32 – 93 Edificio Arboleda, Bogotá D.C.
La cual deberá informar: Nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.11. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Como requisito de procedibilidad, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REFINANCIA S.A.S Encargado del Tratamiento.
4.12. Sistema de Vídeo Vigilancia.
REFINANCIA S.A.S en desarrollo de su actividad administrativa y para los efectos de garantizar la seguridad de los bienes de las instalaciones cuenta con un Circuito Cerrado de Televisión, a través del cual se realizan actividades de monitoreo y observación, las cuales implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales conforme a los establecido en literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
En consecuencia, el tratamiento de los datos recolectados debe observar los principios establecidos en la ley; a saber, legalidad, libertad, calidad o veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso y circulación restringida, y transparencia, así como las demás contenidas en la Ley sobre Protección de Datos
Personales.
Así las cosas, y en virtud del principio de libertad, por regla general será necesario que el Titular otorgue autorización, la cual, en este específico caso, será determinada por la conducta inequívoca3 que adopte el Titular respecto del Aviso de Video Vigilancia adoptado por REFINANCIA S.A.S, publicados de manera
visible principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos.
4.13. Datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013.
Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013 posteriormente compilado y derogado por el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, REFINANCIA S.A.S tiene a disposición de los Titulares, en sus oficinas las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, que se encuentran publicadas en la cartelera informativa de la empresa.
Así mismo, se darán a conocer estas políticas, a cada uno de los titulares de la información, al correo electrónico correspondiente, registrado en nuestras bases de datos, lo cual se realizará a través de nuestro canal.
Si en el término de treinta (30) días después del envío del correspondiente correo electrónico, contentivo de las Políticas de Tratamiento para los Datos Personales, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, a autorización de sus datos personales, REFINANCIA S.A.S continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el aviso de privacidad.
4.14. Legislación nacional vigente
Esta Política se rige por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, por la Ley 1266 de 2008, la Ley 2157 de 2021, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
4.15. Vigencia
La Dirección Legal y de Cumplimiento en conjunto con el Oficial de Cumplimiento revisarán la presente política anualmente y realizarán las actualizaciones y publicaciones que sean necesarias para mantenerla actualizada de conformidad con las normas vigentes y con las finalidades que cumpla la compañía con el tratamiento de los datos personales. Los datos se conservarán de acuerdo con la aplicación de los principios de necesidad y razonabilidad dando cumplimiento a los deberes que la ley establezca para la conservación de datos y mientras el titular no revoque la autorización otorgada.
